Tất cả chúng ta đã từng làm như vậy! Đảo mắt một cách chán chường khi nghe thông báo sắp có một cuộc họp (meeting) diễn ra. Đáng nói là trong lịch trình làm việc, chúng ta phải trải qua nhiều cuộc họp hành như vậy.
Đôi khi, bạn sẽ thấy những cuộc họp như một loại vi rút tiêu tốn thời gian của văn hóa công sở. Bạn có thể quen với sự quyền lực và kiểm soát hơn là sự hợp tác. Thậm chí, bạn có thể cho rằng các cuộc họp lãng phí thời gian và tạo ra danh sách những việc làm vô nghĩa.
Meeting là gì?
Một cuộc họp (Meeting) đơn giản chỉ là không gian xác định trong một khoảng thời gian. Với mục tiêu hầu như luôn luôn là năng suất làm việc.
Cuộc họp xảy ra khi có nhiều hơn một người cùng ngồi lại trong một không gian để thảo luận. Hoặc đưa ra quyết định về việc gì đó. Có thể là 2 cho đến 50 người. Nó có thể là một chương trình nghị sự hoặc không. Nó có thể tự phát, được lên kế hoạch trước. Hoặc lặp lại đều đặn vào cùng một thời gian, địa điểm.
Cho dù là vì lý do gì? Một cuộc họp nên có các yếu tố sau:
- Người lãnh đạo
- Mục đích họp
- Kết thúc với sự rõ ràng
- Theo dõi kết quả trong 1 kế hoạch nếu cần thiết
Không phải cuộc meeting nào cũng sẽ thú vị. Sẽ có những lúc bạn thấy chúng như là điều gì đó thật kinh khủng. Đôi khi chúng tiêu tốn của bạn thời gian cả ngày. Họp hành cũng được được cho là thời điểm vàng xảy ra các cuộc tranh cãi. Nếu cô ấy lặp đi lặp lại vấn đề thêm một lần nữa…Bạn có thể không còn sự tập trung. Hoặc, anh ta thực sự đang nói đến một câu chuyện không liên quan. Do đó, nếu không được dẫn dắt tốt, mọi người có thể bị xao nhãng bởi những thứ khác.
Có bao nhiêu kiểu meeting?
1. Meeting ngẫu hứng
Các cuộc họp dạng tự phát thường xác định vấn đề và tập trung đưa ra giải pháp khắc phục nó. Hãy tưởng tượng bạn có mặt tại đó, với những con người có cùng chuyên môn, am hiểu về vấn đề đang nói tới. Để cùng nhau thảo luận thật hào hứng. Kiểu họp này mang lại hiệu quả và sự tập trung cao.
Bạn và nhóm đồng nghiệp của bạn sẽ chỉ tập trung làm việc chỉ duy nhất một vấn đề trong tầm 15 -20 phút. Mà không thể làm xen kẽ những công việc khác. Ngoài ra, đây cũng được xem là một cách để đào tạo nghiêm túc chuyên môn cho một nhóm nhân viên.
Tuy nhiên, mỗi cuộc họp định kỳ đều được hệ thống tích hợp ghi lại. Trong khi đó những cuộc họp ngẫu hứng thì không. Và đó chính là hạn chế lớn nhất của kiểu họp này. Các quyết định đưa ra trong lúc họp chỉ được ghi nhớ thủ công và bắt buộc bạn phải chủ động lên kế hoạch theo sát chúng.
2. Một hoặc hai cuộc họp được lên lịch
Khi vấn đề mang tính hệ thống, yêu cầu số lượng người tham gia lớn hơn, bạn sẽ thiết lập meeting theo dạng này. Mọi người tham gia đều biết lý do tại sao họ phải có mặt trong phòng họp. Cuộc họp có thể diễn ra từ 1 đến 2 lần tùy vào các quyết định kết thúc có được đưa ra rõ ràng hay không.
Điều hạn chế ở đây là sự mất tập trung. Kiểu họp này sẽ tốt hơn khi bắt đầu với một mục đích rõ ràng. Tuy nhiên, trong quá trình họp sẽ có nhiều vấn đề phát sinh bởi các yếu tố khác nhau. (sự khác biệt về chuyên môn, ý kiến trái chiều, các ưu và nhược điểm khi đưa ra giải pháp,…). Nếu cố gắng giải quyết tất cả, bạn sẽ không hoàn toàn chú ý vào vấn đề ban đầu được đưa ra nữa.
Cách tốt nhất để duy trì mạch trật tự cho cuộc meeting này là cần có một người lãnh đạo chủ trì. Bất cứ cuộc họp nào mà không có người lãnh đạo đều có thể biến thành cuộc họp tự do. Và không ai ra khỏi căn phòng đó mà cảm thấy vui vẻ cả.
3. Meeting định kỳ
Các cuộc họp hành định kỳ được thiết lập hàng tuần hoặc hàng tháng. Chúng đã được nêu rõ mục đích và bao gồm các nội dung lập kế hoạch, ra quyết định và các vấn đề báo cáo. Các cuộc họp dạng này có lợi thế về khả năng dự đoán. Người tham dự biết cuộc họp diễn ra ở đâu, sẽ kéo dài bao lâu và những mục tiêu được thiết kế để hoàn thành.
Chúng ta xem xét các khía cạnh về quản lý rủi ro và kiểm soát chất lượng mỗi tuần. Chúng ta làm việc với nhiều nhóm nhân viên khác nhau. Vì vậy chúng ta luôn muốn chắc chắn mọi quyết định được đưa ra đúng đắn. Chúng ta cũng xem xét các ngân sách hàng tháng. Các khoản chi phí cho vấn đề khen thưởng, nhân sự,…Meeting định kỳ cũng đòi hỏi bạn phải tuân thủ thời gian và chỉ đề cập đến vấn đề trọng tâm.
Điều hạn chế của dạng meeting này là các mục tiêu trong cuộc họp có thể bị thay đổi. Dẫn đến lãng phí thời gian và công sức. Nó xảy ra bởi vì cuộc họp vẫn tiếp tục sau khi mục tiêu được hoàn thành hoặc lãnh đạo thất bại.
Chuyện họp hành không phải là cơn khủng hoảng của dân văn phòng
Bạn đã bao giờ nghĩ đến việc làm cho những cuộc họp trở nên hấp dẫn hơn chưa? Bạn có thấy chán nản khi mọi người không chú tâm vào những gì bạn nói? Những người ngồi nghe trưng vẻ mặt cam chịu và một số khác thì thản nhiên làm việc riêng trong giờ họp. Nếu câu trả lời là có, hãy tham khảo những gợi ý giúp thổi bay “cơn ác mộng” họp hành từ Haymora:
1. Làm cho mọi người trở nên gần gũi, thoải mái chia sẻ với nhau
Mỗi một nhân viên khi tham gia cuộc họp ít nhiều đều có tâm trạng hồi hộp và căng thẳng. Sau đó, khi cuộc họp bắt đầu với những lời thuyết trình khô cứng, nhàm chán về số liệu, thống kê,…Bạn có thể sẽ trở thành “bác sĩ gây mê” cho những ai đang ngồi trong căn phòng đó. Tại sao không thay đổi một chút? Bạn có thể khiến mọi người hứng thú hơn khi mở đầu bằng những câu chuyện hài hước, những clip truyền cảm hứng,…Một khởi đầu thuận lợi sẽ thúc đẩy quá trình hoạt động suôn sẻ hơn, đúng không?
Thêm nữa, mọi người sẽ có xu hướng cởi mở, chia sẻ với nhau nhiều hơn nếu tinh thần họ thực sự thoải mái. Vậy, điều tiên quyết cần làm là giảm không khí căng thẳng trong phòng họp.
2. Tạo điều kiện để mọi người tương tác với nhau
Việc ngồi im lặng suốt 1 tiếng đồng hồ chỉ để lắng nghe người khác trình bày những thứ đã được cung cấp trên tài liệu quả thực là một điều vô nghĩa. Trên thực tế, hầu như rất ít người tập trung nghe. Bởi vì họ biết, nếu bỏ lỡ thông tin, họ có thể xem lại các báo cáo.
Bản chất của việc họp hành là cùng nhau thảo luận vấn đề. Cùng nhau giải quyết khó khăn để đi đến kết luận cuối cùng. Vì vậy, hãy cho phép mọi người tự do trao đổi, đặt câu hỏi cũng như đưa ra quan điểm cá nhân. Đối với những cuộc họp chỉ mang tính chất cung cấp thông tin, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách gửi email hoặc văn bản thông báo.
3. Chú ý thời gian họp vừa đủ
Thật ngạc nhiên, thời gian cũng đóng vai trò quan trọng trong cuộc họp. Một cuộc họp lý tưởng chỉ nên kéo dài không quá 45 phút. Theo meetingKing, thông thường trong 1 cuộc meeting, 15 – 30 phút đầu tiên, khả năng chú ý của nhân viên đạt mức cao nhất 84%. Sau đó giảm dần xuống còn 73% từ phút 30 – 45. Và sau 45 phút thì con số này sẽ còn “tuột dốc” thảm hại hơn nữa.
Các nhà nghiên cứu cũng khuyến khích đừng nên tổ chức cuộc họp liên tục trong 1 – 2 giờ. Tất nhiên, vẫn sẽ có những cuộc hội nghị quan trọng. Bạn có thể linh hoạt xen kẽ giờ giải lao để giữ cho mọi người được tập trung và không kiệt sức. Đặc biệt, người lãnh đạo cuộc họp cũng phải biết cách quản lý thời gian, phân bổ thời lượng họp vừa đủ. Không dài dòng để người nghe bị sa lầy vào những thứ bên ngoài.
4. Đúng giờ rất quan trọng
Đó là một “tật” lớn mà hầu hết người Việt Nam mắc phải. Dù đã ra thông báo rõ về thời gian bắt đầu cuộc họp. Nhưng vẫn có nhiều người cố tình đến trễ. Hoặc kéo dài thời gian chờ với các lý do như: Kẹt xe, đưa con đi học, xe hỏng,…
Thời gian chờ đợi sẽ gây ra cảm giác mệt mỏi. Kết quả là mọi người bước vào phòng họp với tâm trạng uể oải, giảm hiệu quả làm việc.
5. Trà và thức ăn nhẹ giúp tiếp thêm năng lượng
Đối với những cuộc họp kéo dài hàng giờ liền, mọi người tập trung làm việc quá lâu sẽ dễ bị kiệt sức và mệt mỏi. Lúc này, những món ăn vặt nhẹ, trà và cà phê sẽ là thứ giúp họ lấy lại năng lượng nhanh chóng. Bên cạnh đó, các thức quà vặt cũng giúp mọi người giảm căng thẳng, họ có thể trao đổi với những người bên cạnh trong nhâm nhi một chút đồ uống.
Bạn đã biết, meeting là một phần của văn hóa công sở mà chúng ta không thể loại bỏ. Vì vậy, hãy học cách khiến những cuộc họp trở nên hứng thú hơn. Khi đó, hiệu suất làm việc chắc chắn cũng sẽ tăng lên đáng kể!
Leave a Reply