Cân bằng công việc cuộc sống

5 điều cần làm trong năm mới để bạn có thể quản lý thời gian tốt hơn

5 điều cần làm trong năm mới để bạn có thể quản lý thời gian tốt hơn

* Bài viết trích dẫn lời khuyên từ Elizabeth Grace Saunders – Chuyên gia đào tạo về quản lý thời gian. Đồng thời là tác giả của 2 cuốn sách “Divine Time Management”, “How To Invest Your Time Like Money”.

Bạn dường như có quá nhiều việc phải làm. Quá nhiều mục tiêu phải đạt được. Quá nhiều dự án chưa hoàn thành. Và cũng có quá nhiều thất vọng cho năm vừa qua.

Vì vậy, khi bạn nhìn về phía trước, năm 2020, một vài ý tưởng thêm thắt vào danh sách việc cần làm trong năm mới tưởng chừng là hấp dẫn. Nhưng cũng có chút khiến bạn nản chí. Đó là lý do tại sao, trong vai trò một huấn luyện viên quản lý thời gian, tôi đề xuất bạn làm những điều ngược lại. Giải quyết mọi thứ ít đi một chút. Và giúp cho trải nghiệm một năm của bạn trở nên tốt nhất có thể.

Câu thần chú tôi luôn tâm niệm và bạn cũng có thể áp dụng: “Less is more”. Nguyên tắc này đề cao sự tối giản. Ít nhưng lại mang đến sự tận hưởng nhiều hơn. Bạn có thắc mắc tại sao “ít là nhiều”? Hãy cùng đi tìm lời giải đáp ngay tại đây:

5 lời khuyên giúp quản lý thời gian tốt hơn

5 điều cần làm trong năm mới để bạn có thể quản lý thời gian tốt hơn

1. Làm ít đi

Hãy nhìn lại cách bạn tiêu xài thời gian của mình như thế nào và xem xét những gì có thể loại bỏ. Hoặc ít nhất là giảm bớt lại trong lịch trình của mình. Bạn có thể tìm kiếm giải pháp tiết kiệm thời gian phù hợp cho mình thông qua những ví dụ sau đây:

  • Ủy thác một số việc cho những người mà bạn cho rằng họ có thể thực hiện tốt hơn.
  • Chấm dứt trách nhiệm tổng quản ở một câu lạc bộ, hoặc vị trí lãnh đạo của một dự án nào đó.
  • Kiểm tra các phương tiện truyền thông, mạng xã hội ít hơn. Hoặc cắt giảm hoàn toàn càng tốt. Đối với nhiều người, việc cài đặt các ứng dụng mạng xã hội trên thiết bị di động không giúp ích gì. Và khi cần thiết, họ có thể truy cập online trên máy tính.
  • Tìm kiếm những cách thức đơn giản khác để tinh giản những nhiệm vụ ngoài công việc. Chẳng hạn như: Đặt mua hàng hóa online, giải quyết công việc qua điện thoại thay vì trực tiếp đến cửa hàng. Mua các vật phẩm trang trí cho một bữa tiệc thay vì tự tay chuẩn bị chúng từ a – z,…Những lựa chọn tưởng chừng như đơn giản này lại có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ.

Khi đã đưa ra các giải pháp cắt giảm hoạt động mà bạn cho rằng chúng tiêu tốn nhiều thời gian. Bạn sẽ không thể tiếp tục bào chữa cho bản thân rằng “tôi không có đủ thời gian để để tập thể dục hoặc để ngủ”. Bởi vì thời gian lướt các trang mạng xã hội không hiệu quả đã được giảm xuống.

2. Biết ít đi

Việc bạn không theo “trend”, không cập nhật nhanh chóng cũng chẳng có vấn đề gì cả. Bạn không nhất thiết phải luôn nhìn thấy những bài đăng mới nhất của bạn bè, đồng nghiệp trên Linkedin. Bạn cũng không cần phải đọc mỗi câu chuyện được hiển thị trên bảng tin Facebook. Để giảm bớt những những thông tin gây phiền nhiễu này, bạn có thể:

  • Tắt thông báo trên điện thoại hoặc gỡ cài đặt hoàn toàn các ứng dụng mạng mạng xã hội.
  • Bỏ theo dõi các thông báo email, newsletters mà bạn không còn đọc đều đặn hàng ngày nữa.
  • Thiết lập các trình duyệt tìm kiếm đơn giản để chúng không hiển thị quá nhiều các bài viết hấp dẫn. Tránh lôi kéo tâm trí của bạn click chuột đi xa.

Tránh xa các tin tức giải trí hấp dẫn cũng là một giải pháp giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Bạn càng ít biết những tin tức thú vị đó. Bạn càng có nhiều thời gian tương tác với những người xung quanh mình.

3. Quan tâm ít đi

Điều này nghe có chút nhẫn tâm. Và sau khi đọc xong những gì tôi viết ở đây, mọi người sẽ hiểu đó không thực sự như vậy. Ngược lại, họ sẽ nói rằng bạn là một người chu đáo. Nhưng để trở thành một người tốt bụng và chín chắn đối với bạn bè, gia đình của bạn. Và cũng là để phục vụ các khách hàng một cách tốt hơn. Ai sẽ là những người bạn cần phải quan tâm?

Một sự thật hiển nhiên là bạn chẳng thể chăm sóc được cả thế giới. Vì vậy, hãy dành sự quan tâm một cách chuyên nghiệp đến đúng người. Điều đó có nghĩa là KHÔNG-QUÁ-NHIỀU. Và đây là cách tôi gợi ý bạn:

  • Tôi thường không trả lời email từ những người mà tôi không hề biết chút gì về họ. Hoặc những ai liên hệ với tôi chỉ để giới thiệu các chương trình hội nghị của riêng họ mà không có một thông tin hữu ích nào cho tôi.
  • Tôi không cảm thấy mình có nghĩa vụ phải thiết lập các cuộc gọi với người khác. Bởi vì họ muốn kết nối để nói chuyện phím. Tôi sẽ gọi, khi có thể, với các đồng nghiệp, bạn bè nếu trong các cuộc nói chuyện của chúng tôi có sự liên quan công việc. Đồng thời, tôi cũng khá ác cảm với những cuộc nói chuyện ẩn chứa mục tiêu bán hàng trong khi tôi không có sự hứng thú mua bất cứ thứ gì.
  • Tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ các khách hàng là học viên của mình suốt cả ngày, từ thứ 2 đến thứ 6. Tôi luôn tận tâm và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Nhưng không có nghĩa là tôi phải luôn đáp ứng 24/7. Ngoài thời gian làm việc quy định, tôi như rút phích cắm khỏi guồng công việc. Và dành thời gian đó cho chính bản thân mình. Những khoảng thư giãn như vậy sẽ giúp chúng ta hồi sức và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Hãy giải quyết bớt các mối quan tâm đến những gì người khác muốn bạn làm. Đặc biệt là với người lạ. Từ đó, bạn có thể căn chỉnh thời gian, dành sự ưu tiên và chăm sóc cao nhất cho những người gần gũi nhất với bạn.

5 điều cần làm trong năm mới để bạn có thể quản lý thời gian tốt hơn

4. Quên bớt đi

Ngay khi bạn chuyển sự chú ý từ nhiều thứ xuất hiện ngẫu nhiên sang những thứ thực tế hơn trong cuộc sống. Bạn có thể bắt đầu cam kết thể hiện bạn với phiên bản tốt nhất. Điều đó bao gồm việc trở thành người chỉ ghi nhớ những gì cần thiết và theo sát những cam kết của mình. Dưới đây là vài cách bạn có thể khiến chúng thành hiện thực:

  • Viết ra những thứ bạn nói sẽ làm, nếu bạn chưa hoàn thành nhiệm vụ đó ngay lập tức. Đó có thể là viết ra những nhiệm vụ trên cuốn lịch trình, trên hệ thống quản trị công việc, bảng kế hoạch, hoặc chỉ là trên một tờ giấy.
  • Kiểm tra từng nhiệm vụ đề ra và đặt lời nhắc trên cuốn lịch hoặc trên hệ thống quản trị công việc.
  • Cho bản thân thời gian để theo dõi những nhiệm vụ đó. Ai cũng có những mục tiêu to lớn được thực hiện vào cuối ngày. Nhưng vào thời điểm bắt đầu mỗi ngày, chúng ta thường cố gắng dành thời gian để thực hiện những việc lặt vặt trước. Vì vậy, bạn cần phải theo dõi tiến độ những việc cần làm.

Hãy hạ quyết tâm giải quyết những gì mà bạn nói sẽ làm. Và nếu bạn cảm thấy không thể thực hiện được, đừng đưa ra cam kết.

5. Bớt hối tiếc

Hiếm khi nào chúng ta nhìn lại một năm của mình và nói: “Wow! Tôi thực sự ước mình có thêm nhiều thời gian để trả lời email”. Thông thường, chúng ta hay hối tiếc vì nhiều thứ. Hối tiếc vì đã không tiến bộ hơn trong các dự án. Hối tiếc vì không có thời gian thực hiện các hoạt động ý nghĩa, vui vẻ hơn. Hối tiếc vì đã không chăm sóc sức khỏe của bản thân tốt hơn. Đây là những cách để bạn tránh sự hối tiếc:

  • Hãy hỏi bản thân: Kể từ bây giờ đến 50 năm sau, lựa chọn nào sẽ khiến bạn hạnh phúc? Câu tự vấn bản thân đó là động lực thúc đẩy bạn tự thưởng cho mình một kì nghỉ vài tuần. Để bạn có thể thực hiện chuyến đi để đời, thậm chí là khi đang giữa mùa cao điểm bận rộn. 50 năm nữa, bạn sẽ không nhớ những công việc làm thêm giờ. Nhưng bạn sẽ rất nhớ những gì đã làm được trong chuyến đi đó.
  • Hãy chủ động kết nối nhiều hơn với những người quan trọng trong cuộc đời bạn. Người ít quan trọng hơn thì hãy chủ ý kết nối nhiều lần mỗi tuần. Và một số khác thì nhiều hơn 1 lần mỗi tháng, hoặc ít nhất vài tháng 1 lần. Nhưng đừng để sự kết giao bị trượt dài trong quên lãng. Một gợi ý là bạn hãy sử dụng chức năng nhắc nhở trên các hệ thống hỗ trợ. Ví dụ như: Nhiệm vụ của tôi là vào đầu mỗi tháng phải liên lạc với một số người nhất định.
  • Hãy nhận biết những dự án nào chuyên nghiệp và quan trọng với mình. Và sẵn sàng nói KHÔNG với bất kỳ yêu cầu nào cản trở hoàn thành mục tiêu. Nếu là chủ một doanh nghiệp, bạn sẽ có nhiều sự tự do hơn nhân viên. Nhưng, ngay cả khi bạn là người đi làm đi chăng nữa, bạn nên ý thức được những mục tiêu hàng đầu và thảo luận nghiêm túc với sếp của mình nếu các dự án bổ sung có nguy cơ gây nguy hiểm cho những gì quan trọng nhất của công ty.

Hãy quyết tâm đưa ra các sự lựa chọn để giúp bạn tránh hối hận vào cuối ngày, cuối tuần hoặc năm. Điều đó có nghĩa là hãy ít chú ý tới những cơn bốc đồng của bản thân trong lúc nào đó. Và dành nhiều sự quan tâm hơn đến một hình mẫu mà bạn muốn trở thành.

Tham khảo: fastcompany.com


Bạn thấy những điều trên đây dễ thực hiện hay khó? Nhưng hãy nhớ rằng, không có thành công nào xảy ra mà không trải qua áp lực. Càng trải nghiệm qua nhiều áp lực, chúng sẽ dẫn bạn đến với kết quả tốt nhất. Và bạn phải cảm ơn vì những khó khăn đó, cảm ơn bản thân vì đã cố gắng hết mình vào cuối của năm 2020.

Leave a Reply

Theme by Anders Norén