Sự phát triển của Internet đang ngày càng hữu ích hơn cho chúng ta trong mùa Corona này. Nhất là khi doanh nghiệp của bạn, nhóm bạn đang quản lý phải làm việc từ xa. Tuy nhiên, vấn đề quan trọng đặt ra ở đây là làm thế nào để người quản lý có thể giám sát và đưa nhóm của mình đạt được kết quả tốt trong khi sự vắng mặt của họ, tình cảnh mỗi thành viên một nơi gây khó khăn trong trao đổi có thể khiến cho dự án đi lệch với định hướng ban đầu?
Bạn có thể nghĩ rằng làm việc từ xa sẽ đi kèm với một loạt cách thức quản lý mới. Nhưng trong thực tế, chúng vẫn có nhiều điểm tương đồng với cách thức quản lý tại văn phòng và chỉ đi kèm một vài điểm thay đổi để giúp trả lời câu hỏi “làm sao để biết nhân viên của tôi thực sự đang làm việc?”.
7 lời khuyên giúp quản lý đội ngũ nhân viên từ xa hiệu quả
1. Thể hiện sự quan tâm đến các thành viên trong nhóm
Khi không gặp trực tiếp người này đến người khác, nếu họ không phát sóng việc họ đang làm, bạn sẽ hoàn toàn không biết nhân viên của mình đã làm gì cả. Bạn sẽ bỏ lỡ những mẩu chuyện hài hước về bọn trẻ hay những con thú cưng của một ai đó. Bạn không thể nhìn thấy được những thứ gợi ý bạn rằng một nhân viên nào đó đang rất buồn hay căng thẳng vì một vấn đề trục trặc trong cuộc sống cá nhân họ, hoặc thậm chí là họ stress vì công việc.
Nhưng bạn có thể tinh tế nhận biết chúng qua các dấu hiệu: Có ai đó đã cúp ngang điện thoại với một chút lực mạnh hơn bình thường. Họ trút cơn thịnh nộ vào tiếng gõ bàn phím, tiếng rê chuột mạnh mẽ,…
Tất cả chúng cho thấy bạn nên dành chút thời gian hỏi han và quan tâm họ, có thể là qua video call, tin nhắn hoặc email. Hãy cố gắng đặt ra những câu hỏi cụ thể để người được hỏi thấy rõ rằng bạn thực sự chia sẻ với họ và đó không phải là một phần của cuộc hội thoại. Thỉnh thoảng, bạn có thể thể hiện sự quan tâm bằng cách hỏi thăm về những thành viên khác trong gia đình họ, cân bằng công việc cuộc sống của họ như thế nào. Và đôi khi, bạn cũng có thể hỏi thăm về những dự án khó khăn đang diễn ra.
Nghe có vẻ hơi miễn cưỡng hoặc bối rối. Không sao cả. Điều quan trọng ở đây là bạn đang tạo ra một không gian cởi mở cho cuộc nói chuyện và thể hiện sự quan tâm một cách chân thành.
2. Giúp đỡ các thành viên cùng phát triển
Khi làm việc từ xa, sẽ khó khăn hơn để bạn thấy được toàn cảnh những dự án đang diễn ra xung quanh công ty ngay cả khi minh bạch là một phần công việc của mọi người. Nó đồng nghĩa, thỉnh thoảng bạn và nhân viên của mình sẽ gặp khó khăn khi muốn tham gia hoặc tình nguyện cho những việc mà họ muốn tìm hiểu.
Là một người quản lý, bạn phải luôn duy trì đều đặn các cuộc nói chuyện, trao đổi với các thành viên của mình về những gì họ muốn phát triển sự nghiệp. Không chỉ dừng lại ở đó, bạn hãy là người nâng đỡ, tạo cơ hội xa hơn cho các thành viên được tham gia chéo vào các dự án phù hợp với nguyện vọng.
Một điểm cộng cho những dự án chéo này là giúp nuôi dưỡng ý thức tập thể, đặc biệt với những ai làm việc độc lập và hiếm khi tương tác trực tiếp với những người khác.
Ngoài ra, nếu công ty của bạn cung cấp các khóa huấn luyện hoặc ngân sách cho việc đào tạo & phát triển chuyên môn, hãy giúp các thành viên trong nhóm sử dụng nó sao cho hiệu quả. Đừng quên kiểm tra xem họ đã đăng ký các khóa học hoặc sử dụng ngân sách đó cho đúng mục đích hay chưa và xem họ có cần giúp đỡ gì thêm trong những bước kế tiếp hay không.
3. Quản lý từ xa cần nhất là truyền đạt những kỳ vọng một cách rõ ràng
Thomas Peng – Một quản lý kỹ thuật dữ liệu tại Zapier cho rằng: “Làm việc từ xa, theo tôi vấn đề lớn nhất là thiết lập các kỳ vọng. Người quản lý phải dành nhiều thời gian để suy nghĩ về điều này”. Thomas cũng liệt kê ra 3 điều đặc biệt hữu ích để làm rõ:
- Thời gian trả lời các email hoặc tin nhắn
- Phân phối công việc và thời gian biểu để hoàn thành, làm thế nào để truyền đạt tiến độ trong quá trình làm việc
- Dự trù cho những vấn đề gây phiền nhiễu, ồn ào hoặc gián đoạn trong suốt quá trình gọi điện thoại hoặc trao đổi qua video call.
Việc đưa ra những kỳ vọng và truyền đạt chúng rõ ràng đến mọi người sẽ giúp họ dễ dàng thực hiện nhiệm vụ, đồng thời tạo dựng sự tin tưởng trong team. Nếu công ty bạn có nhiều người tham gia làm việc từ xa, hãy thiết lập một quy trình phác thảo những gì cần hoàn thành, thời hạn và cách các thành viên trao đổi với nhau khi cần thiết. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian giám sát và tập trung nhiều ưu tiên hơn để chỉ đạo nhóm đạt đến kết quả cuối cùng.
4. Đưa ra phản hồi thường xuyên để mọi người biết họ đang làm như thế nào
Khi nhân viên làm tốt, hãy nói với anh ấy. Ngoài ra, bạn cũng cần tìm hiểu xem nhân viên của mình sẽ thích một lời khen tặng riêng tư hay thể hiện điều đó công khai.
Khi một ai đó không như bạn mong muốn, hãy làm việc với người đó càng sớm càng tốt để điều chỉnh. Với những việc nhỏ lặt vặt, bạn có thể tế nhị gửi một email hoặc tin nhắn trực tiếp để góp ý với họ. Còn đối với những vấn đề lớn hơn, bạn chắc chắn cần phải có cuộc nói chuyện thẳng thắn, nhưng hãy cho nhân viên đó biết được bối cảnh cuộc hội thoại muốn đề cập đến trước khi đi vào video call hay gọi điện thoại trao đổi.
5. Khuyến khích giải quyết những vấn đề sáng tạo
Những công ty có chính sách làm việc từ xa dễ dẫn đến nhiều nhân viên cho rằng họ sẽ phải tự xử lý các vấn đề bởi vì thực chất họ đang làm việc một mình. Với vị trí một người lãnh đạo, bạn sẽ là người tạo không khí cho nhóm, gợi ý các cách thức họ có thể làm việc với nhau để tìm ra hướng giải quyết.
Tại công ty, nhóm của bạn có thể thảo luận mặt đối mặt trong một phòng họp kín với các bảng ghi chú có thể di chuyển xung quanh. Nhưng với một cuộc gọi video, điều này khó hơn. Bạn có thể sẽ phải nhờ đến các công cụ để đưa ra giải pháp phù hợp cho bạn và công ty. Và để xác định chúng, hãy để mắt tới những cách thức brainstorm của nhóm xem cách thức nào khiến nhân viên của bạn hoạt động hiệu quả.
6. Thiết lập nhóm thực hiện các vấn đề quan trọng
Một trong những câu hỏi phổ biến gần đây nhất mà các nhà quản lý từ xa gặp phải là làm thế nào để biết nhân viên của bạn thực sự đang làm việc. Ở công ty, bạn nhìn thấy họ ngồi nghiêm túc tại bàn làm việc hoặc có thể biết được họ sắp đi đến một cuộc họp.
Khi làm việc ở nhà, làm sao để bạn biết họ đang làm việc hay đang nằm dài trên ghế sofa luyện phim The Office? Với cương vị một người quản lý, bạn cần biết mục tiêu đặt ra cho team mình là gì và truyền đạt chúng một cách rõ ràng đến các thành viên, làm cho họ hiểu rằng việc nào là quan trọng nhất.
So với quản lý nhân viên tại văn phòng, quản lý từ xa không thể đáp ứng yếu tố đúng giờ giấc. Các nhân viên có thể ở một nơi nào đó khác múi giờ hoặc họ gặp một số vấn đề và cần thay đổi thời gian làm việc. Do đó, việc giám sát chặt chẽ từng phút từng giờ sẽ không đem lại sự tiến bộ cho nhóm của bạn.
Andrew hedges – Một kỹ sư quản lý tại zapier chia sẻ về việc đo lường tác động của nhóm trên sản phẩm hoặc số giờ lao động về một khía cạnh nhất định: “Bạn hiểu cái gì cần đo lường, nó sẽ mang lại tác động manh mẽ. Có thể bạn sẽ cảm thấy mọi thứ không theo khuôn khổ rõ ràng, nhưng lợi ích chúng mang lại thực sự ấn tượng. Một chút nới lỏng thời gian và tập trung vào kết quả, các kỹ sư cảm thấy họ được trao quyền để tập trung vào những vấn đề hơn là nhìn chăm chăm vào đồng hồ để chắc chắn họ làm đủ giờ.
7. Quản lý từ xa cần biết bảo vệ những gì ưu tiên và thời gian làm việc
Quản lý một nhóm làm việc từ xa cũng có nghĩa bạn đang bảo vệ những ưu tiên của nhóm và thời gian làm việc hầu như chỉ dành cho những nhiệm vụ cốt lõi. Một vài câu hỏi không quá quan trọng phát sinh bên lề sẽ đánh cắp đi sự tập trung vào những việc cần làm. Nếu thành viên nhóm của bạn là những người hay yêu cầu giúp đỡ, đồng ý với những yêu cầu đó có thể khiến bạn và cả nhóm cần phải làm thêm giờ hoặc gấp rút để hoàn thành kịp thời hạn.
Trong các buổi meeting nhanh về dự án, đôi khi nhóm của bạn sẽ được yêu cầu thay đổi hoặc chỉnh sửa một chút gì đó trong quy trình. Một số yêu cầu có thể tiêu tốn của nhóm bạn ít nhất 30 phút, một số khác có thể lên đến 20 giờ đồng hồ. Nhưng rõ ràng những yêu cầu này không thực sự cấp thiết và chúng làm bạn bị trì trệ những công việc chính.
Điều quan trọng là bạn cần phải hiểu điều kiện nào dẫn dắt các thành viên làm việc hiệu quả nhất. Nếu ai đó cần một nơi không bị làm phiền để tập trung hoàn thành nhiệm vụ, hãy tạo điều kiện để những cuộc họp không diễn ra bất chợt trong thời gian đó. Cũng giống như việc bạn có nhiều thứ trong cùng một chiếc đĩa và bạn buộc phải biết nên ưu tiên lấy cái gì trước.
Quản lý các thành viên từ xa không phải là một điều dễ dàng. Nhưng điều cốt lõi ở đây là hãy xây dựng sự tin tưởng với các thành viên trong nhóm. Bạn đặt niềm tin, trao quyền mạnh mẽ để họ hoạt động và có trách nhiệm hơn với công việc. Kết quả là bạn không cần phải giám sát họ chặt chẽ từng phút nhưng hiệu quả công việc thì lại vượt hơn mong đợi.
3 kiểu nhân viên khó quản lý từ xa thường gặp
Không thể phủ nhận việc bạn được ở nhà và làm việc một cách linh hoạt theo giờ giấc mà bạn mong muốn là rất hấp dẫn. Nhưng ngược lại, văn phòng tại nhà lại là một nguồn cơn gây xao nhãng, đặc biệt là những nhân viên có gia đình. Một số khác lại cảm thấy không thoải mái với việc rời kết nối mà các văn phòng thực sự tạo ra (có thể là ít thời gian đối mặt với quản lý, trao đổi cùng đồng nghiệp về một vấn đề nào đó,….).
Họ thậm chí còn gặp trở ngại khi chuyển sang môi trường làm việc từ xa. Và đó là lý do tại sao chúng tôi tập hợp 5 kiểu nhân viên thường gây khó khăn cho việc quản lý từ xa. Từ đó, bạn có thể xác định những điểm dừng và đưa ra lời khuyên cụ thể để đưa họ quay lại đúng hướng trong quy trình làm việc.
1. Nhân viên “ma”, người mà bạn hầu như không bao giờ liên lạc được khi cần
Dấu hiệu nhận biết rõ ràng nhất ở kiểu nhân viên này là họ luôn biến mất trong các hộp thoại tin nhắn. Các thông báo mới từ người quản lý trên các phương tiện tin nhắn, email, các kênh truyền thông xã hội bị “lơ” đẹp toàn tập.
Cách khắc phục tốt nhất là hãy thiết lập một lịch trình “điểm danh” các nhiệm vụ hằng ngày và các vấn đề cần hỏi cũng sẽ được ghi chú trên đó. Chẳng hạn, công ty bạn có thể đầu tư một phần mềm quản lý để nhân viên có thể tự báo cáo công việc hằng ngày. Sau đó, hãy bàn bạc, thống nhất và đưa ra một khung giờ “check – in” cụ thể.
2. Nhân viên bật chế độ luôn luôn 24/7
Đây là kiểu nhân viên nghe có vẻ rất được lòng quản lý vì họ rất chăm chỉ. Họ luôn luôn bật đèn xanh trên các hộp chat box. Họ xuất hiện ngay lập tức khi có thông báo về một vấn đề nào đó được gửi đến. Đôi khi, họ còn để chính sự chăm chỉ của mình lôi kéo những thành viên khác làm việc đến tận đêm khuya. Nhưng liệu đó có thực sự là điều tốt?
Làm việc quá nhiều, không kiểm soát có thể dẫn đến tình trạng Burnout. Vì vậy, khi quản lý nhân viên từ xa, bạn nên thiết lập một khung giờ làm việc cụ thể, giống như việc bạn thức dậy và đến văn phòng vào mỗi 8 giờ sáng. Thường xuyên kiểm tra để tránh tình trạng nhân viên đang bị chôn vùi trong đống công việc quá tải và cuối cùng, đừng quên cho họ biết bạn rất trân trọng những cá nhân chăm chỉ.
3. Kiểu nhân viên dễ bị phân tâm
Có rất nhiều người gặp phải vấn đề khó tập trung khi làm việc linh hoạt. Dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy là năng suất của họ giảm hẳn một nửa khi chuyển hình thức làm việc tại văn phòng sang tại nhà, họ cũng thường xuyên không đảm bảo deadline,…
Các kết quả khảo sát cũng chỉ ra có đến 89% nhân viên thú nhận họ đã lãng phí nhiều thời gian làm việc mỗi ngày. Trong đó, có 31% cho biết, các hoạt động ngoài lề như mua sắm trực tuyến, lướt các trang mạng xã hội, đọc báo thường là nguyên nhân khiến họ bị giảm đi năng suất.
Là một người quản lý tuyệt vời, bạn có thể cải thiện chúng bằng việc thiết lập những khung thời gian cố định cho việc “check – in” công việc online. Đồng thời đưa ra đề xuất nhân viên hãy tự tạo ra cho mình không gian làm việc như văn phòng để lấy lại động lực.
