Khi người lao động gặp khó khăn trong việc tập trung vào công việc. Các nhà sử dụng lao động dễ hiểu sai khi cho rằng cân bằng công việc cuộc sống là giải pháp tối ưu để giải quyết năng suất kém.
Hầu hết các cuộc trò chuyện về tính linh hoạt thường tập trung vào lợi ích cân bằng công việc cuộc sống. Và coi việc cải thiện năng suất như là sản phẩm phụ của chính sách. Điều đó có nghĩa là cắt giảm giờ làm việc tạo ra hiệu quả lao động cao.
Cũng có nhiều bằng chứng thuyết phục ủng hộ cho giả định này. Bao gồm một phân tích năm 2009 được thực hiện bởi Cục nghiên cứu kinh tế quốc gia Hoa Kỳ. Trong đó đề xuất đến sự hỗ trợ cộng sinh giữa năng suất và cân bằng công việc cuộc sống (WLB): “Các công ty WLB tốt thường có xu hướng làm việc và tiết kiệm năng lượng hiệu quả…Những doanh nghiệp quản lý tốt cũng thực hành WLB tốt hơn”.
Việc xác định WLB hay tập trung làm việc năng suất mới là tiền đề phát sinh ra cái còn lại đã dẫn đến 2 luồng quan điểm trái chiều:
- Hội đồng quản trị và các quản lý cấp cao cho rằng sự linh hoạt không có giá trị tích lũy. Hoặc người lao động sớm hay muộn cũng sẽ từ bỏ sự nhiệt tình ban đầu đối với dự án. Và năng suất sẽ trở lại bình thường.
- Về phần nhân viên. Họ có xu hướng lo lắng rằng sự sắp xếp làm việc linh hoạt chỉ là một mưu mẹo để giảm lương và lợi ích.
Vậy cuối cùng, sự linh hoạt hay tập trung mới đem lại cho bạn nhiều thời gian rảnh? Đâu mới là đích mà người lao động cần nhắm đến trong quá trình tham gia lao động của mình?
Thử nghiệm thực tế về việc tăng năng suất làm việc
Mới đây, The Perpetual Guardian đã thử nghiệm chọn bù đắp những rủi ro kể trên bằng việc hướng vào sự tập trung để tạo ra năng suất. Chứ không phải cân bằng công việc cuộc sống. Điểm phân biệt chính sách của họ với những nỗ lực thử nghiệm trước đó là thúc đẩy sự thành công trong mọi số liệu. Từ sự hài lòng của nhân viên cho đến doanh thu của công ty.
The Perpetual Guardian gọi đây là chính sách “Tuần năng suất”. Dựa trên thỏa thuận cốt lõi giữa quản lý và nhân viên để cung cấp các cấp độ năng suất trong 4 chứ không phải 5 ngày làm việc. Mọi người đều hiểu vai trò và trách nhiệm trong cuộc thử nghiệm này. Và họ cũng được hưởng lợi theo những cách hữu hình.
Với mục đích ban đầu của việc lên kế hoạch thử nghiệm là xác định các biện pháp đo lường năng suất được áp dụng cho các nhóm cá nhân. Khi tất cả các bên cùng tham gia thử nghiệm duy trì năng suất tiêu chuẩn của công ty. Kết quả cho thấy “nếu sự tập trung ở đầu vào và đầu ra không thay đổi. Thì việc thử nghiệm này không xảy sự tác động bất lợi nào đến kinh tế của doanh nghiệp”.
Mặc dù sự linh hoạt trong công việc cho phép mọi người có việc làm. Và các nhà sử dụng lao động có thể tận dụng được những tài năng tiềm ẩn của nhân viên, với một sự sắp xếp lý tưởng giữa việc nhà lẫn việc công ty. Tuy nhiên, việc ký cam kết về một mức năng suất nào đó thực sự mang lợi một số lợi ích nhất định. Nó làm giảm bất bình đẳng giới trong lao động cá nhân. Đặc biệt, việc đánh giá dựa vào năng suất làm việc sẽ loại bỏ nhiều trở ngại giới hạn sự phát triển của nữ giới. Ngay cả những khác biệt về giới tính, dân tộc, tuổi tác. Và thậm chí là lịch sử làm việc cũng không liên quan. Miễn là người lao động có thể chịu trách nhiệm trong vai trò được giao.
Lý do bạn nên tập trung làm việc thay vì chỉ nghĩ đến cân bằng công việc cuộc sống
Với thời điểm thế hệ Millennials phát triển. Nhu cầu làm việc linh hoạt lớn hơn bao giờ hết. Họ thích được hoàn thành công việc theo cách riêng của mình với một khung giờ tự do. Điều này chắc chắc sẽ gây ra khúc mắc giữa lợi ích của nhân viên và sự kiểm soát của quản lý/doanh nghiệp. Và đây là các lý do tại sao bạn không nên tập trung vào làm việc linh hoạt:
1. Khó kiểm soát chất lượng công việc
Giờ làm việc linh hoạt cho phép các nhân viên chủ động sắp xếp vắng mặt trong những ngày gia đình tổ chức tiệc. Có nhu cầu khám chữa bệnh. Hoặc chỉ lên công ty vào những ngày có hẹn với khách hàng, đối tác,…Và vì họ không thường xuyên có mặt ở công ty. Việc tự quyết định lịch trình dẫn đến ban quản lý khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động, tiến độ công việc của từng người, từng bộ phận.
Nhiều nhân viên áp dụng “giờ làm việc nén”. Nghĩa là dồn sức lực trong một khoảng thời gian liên tục để lấy được nhiều ngày nghỉ hơn. Điều này đôi khi dẫn đến trạng thái căng thẳng. Thậm chí là kiệt sức do tạo sức ép lên não liên tục trong một khoảng thời gian. Chúng thậm chí gây cản trở đến tiến độ cũng như chất lượng công việc.
2. Làm việc linh hoạt không áp dụng cho mọi ngành nghề
Sự thật là giờ làm việc linh hoạt không phải ai cũng phù hợp. Và cũng không phải lĩnh vực nào cũng áp dụng được. Một số ngành nghề yêu cầu làm việc theo quy trình và phải có sự giám sát chặt chẽ từ đầu đến cuối sẽ không thể áp dụng giờ làm việc linh hoạt.
Thêm vào đó, nhiều nhân viên gặp khó khăn hơn khi làm việc từ xa. Bởi các yếu tố không gian, thời gian và trang thiết bị hỗ trợ chuyên môn tại nhà không đáp ứng được nhu cầu làm việc. Đồng thời, trong thời gian làm việc tại nhà, người lao động sẽ dễ bị xao nhãng bởi nhiều thứ khác. Thật khó để hoàn thành các nhiệm vụ khi phải vừa chăm con vừa dọn dẹp nhà cửa!
5 mẹo để một ngày của bạn thực sự năng suất chỉ trong vài giờ tập trung
Một điều thực tế là mỗi ngày bạn phải giải quyết rất nhiều thể loại công việc. Bao gồm cả những hạng mục chính và những nhiệm vụ phát sinh. Chúng khiến bạn cảm thấy bao lâu cũng không đủ để xử lý dứt điểm công việc trong hôm nay.
Nghiên cứu mới đây nhất vào năm 2019 của trường Harvard Business dựa trên sự phân tích 185 triệu giờ làm việc cho thấy. Trung bình mỗi ngày hầu hết mọi người chỉ tập trung làm việc trong 2 giờ 48 phút (trung bình). Các khoảng thời gian còn lại chia đều cho các cuộc họp, sự gián đoạn, phiền nhiễu khác.
Vấn đề đặt ra là làm thế nào để bạn có thể tận dụng triệt để gần 3 giờ đồng hồ đó để mang lại năng suất làm việc cao nhất?
1. xác định thời gian tối ưu để làm việc
Tất cả chúng ta đề có những khoảnh khắc “xuất thần” trong ngày. Đó là lúc bạn cảm thấy tự nhiên tràn đầy năng lượng. Trí óc tập trung và năng suất hơn những người khác. Hãy tận dụng nó để xử lý các công việc chính, những nhiệm vụ có độ khó cao hơn, yêu cầu về thời gian gấp rút hơn.
Và theo như nhà khoa học hành vi Dan Ariely đã giải thích tại Reddit AMA. Nói chung mọi người đều có xu hướng làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng. Chính xác là 2 giờ sau khi tỉnh táo hoàn toàn.
2. Cung cấp những điều kiện phù hợp để tập trung làm việc tốt
Sau khi tìm được khung giờ làm việc tối ưu, điều tiếp theo cần làm là tối ưu hóa cách thức và nơi bạn làm việc. Cũng như đảm bảo rằng bạn sẽ bắt đầu ngày mới với một tâm trạng thật vui vẻ, hưng phấn.
Đừng bao giờ để cơ thể vì thức khuya, bởi vì bạn sẽ bỏ lỡ mất thời gian làm việc cao điểm của mình. Vì vậy, hãy chắc chắc rằng bạn luôn duy trì một thói quen ngủ lành mạnh và đủ số giờ cần thiết để cơ thể tái tạo năng lượng tốt.
Ngoài ra, hãy đảm bảo môi trường làm việc cũng cho phép bạn tập trung. Việc loại bỏ những phiền nhiễu bên ngoài môi trường làm việc sẽ giúp bạn không phải bận tâm ghi nhớ quá nhiều thứ lộn xộn. Hay những thông tin “rác” trong não. Môi trường làm việc lý tưởng cũng bao gồm các yếu tố âm thanh, ánh sáng, và không khí. Dưới đây là một số mẹo nhỏ cho bạn:
- Đặt điện thoại ra xa tầm mắt của bạn.
- Tắt các chuông thông báo tin nhắn trên các thiết bị điện, email, tin nhắn
- Sử dụng công cụ đặt lời nhắc tập trung
3. Chọn điểm nổi bật hàng ngày
Trong số các yếu tố tác động như môi trường làm việc phù hợp, thời gian,…Bạn hãy quyết định xem đâu là yếu tố cốt lõi thực sự tác động nhiều nhất đến năng suất. Nếu như xem 2 giờ 48 phút đó như một quá trình bạn phải đi đến đích. Cần phải có các “trạm” giúp bạn tận hưởng thời gian làm việc trên đường đi. Bạn có thể xác định điểm nổi bật bằng những cách sau:
- Thời điểm nhạy cảm: Những gì cần phải hoàn thành, hoặc gấp rút về mặt thời gian
- Hài lòng: Những gì bạn muốn hoàn thành và chúng sẽ mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành vào cuối ngày.
- Niềm vui: Điều gì sẽ khiến bạn cảm thấy vui vẻ về việc bạn đã dành cả ngày cho nó?
Cho dù đó là bất cứ nhiệm vụ gì, nếu bạn đã dành trọn gần 3 giờ đồng hồ năng suất nhất cho nó. Thời gian đó cần phải được bảo toàn. Ngay cả khi bạn phải làm việc với một nhóm. Hãy đảm bảo khoảng thời gian đó không bị phá vỡ bởi những cuộc họp, cuộc gọi từ khách hàng,…
Angie Morgan – Đồng tác giả của Spark – Cách dẫn dắt bản thân và những người khác đến thành công lớn hơn chia sẻ quan điểm: Bạn có thể dành 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều chỉ để gửi email. Nhưng điều đó không thúc đẩy kết quả hoặc đưa bạn đến với những mục tiêu lớn hơn. Khi mọi người nói “tôi rất bận rộn”. Nó thực sự có nghĩa là “tôi là một người lập kế hoạch kém”. Hoặc “tôi không biết cách ưu tiên/ủy thác nhiệm vụ”.
Hãy nhớ, năng suất thực sự là làm đúng việc vào đúng nơi, đúng thời điểm!!!
4. Lắng nghe cơ thể bạn chứ không phải đồng hồ
Sau tất cả, việc gò ép bản thân làm việc trong khi bạn đang bị mất tập trung sẽ chỉ dẫn đến tình trạng burnout. Thay vào đó, cách tốt nhất để bảo vệ sự tập trung chính là cho bản thân thời gian hồi phục.
Điều này đến từ việc lắng nghe cơ thể bạn chứ không phải chỉ là chiếc đồng hồ. Theo nhà nghiên cứu về giấc ngủ Nathaniel Kleitman. Tâm trí chúng ta tự nhiên sẽ khao khát được nghỉ ngơi sau mỗi 90 phút làm việc căng thẳng. Đó là lúc cơ thể sẽ phát ra những tín hiệu như buồn ngủ, đói bụng, trở nên bồn chồn,…
Để giải quyết cơn mệt mỏi kéo đến. Bạn có thể dừng lại 5 – 10 phút để nghỉ ngơi, uống nước, tản bộ xung quanh,…Hoặc tập các động tác vươn vai để đánh thức năng lượng từ các tế bào bừng tỉnh trở lại. Hoặc bạn cũng có thể áp dụng kỹ thuật Promodoro. Nghỉ giải lao nhanh sau mỗi 25 phút và lặp lại chuỗi liên tục. Bạn sẽ có một ngày làm việc hiệu quả.
5. Làm phần việc còn lại trong ngày xung quanh đường cong năng suất cá nhân
Tập trung làm việc trong suốt 2 tiếng 48 phút hiệu quả nhất không có nghĩa là bạn dừng lại ở đó. Bởi vì các nhiệm vụ lặt vặt vẫn còn đó. Bạn phải sử dụng phần thời gian còn lại để đạt được mục tiêu hoàn thành vào cuối ngày. Cũng như để bắt kịp tiến độ, bắt kịp các thông tin mới được cập nhật. Cách tốt nhất là bạn nên kết hợp các nhiệm vụ của mình như sau:
- Các cuộc họp, email và cuộc gọi khi mức năng lượng của bạn ở mức thấp hơn bình thường.
- Nhiệm vụ hàng ngày và các công việc khẩn cấp khi mức năng lượng ở mức cao (nhưng không nằm trong khung giờ cao điểm).
- Nghỉ giải lao khi nhận thấy cơ thể có dấu hiệu mệt mỏi (một chút sụt giảm tinh thần trong buổi chiều).
Bạn thấy đấy, rõ ràng trong khoảng thời gian tập trung cao độ của mình. Bạn vẫn có thể linh hoạt sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện. Đan xen các nhiệm vụ với thời gian nghỉ ngơi hợp lý để đạt được năng suất công việc tối ưu nhất. Có thể so với 8 tiếng làm việc theo quy định, gần 3 giờ tập trung mỗi ngày là ít. Tuy nhiên kết quả cộng gộp theo thời gian về lâu dài mới là điều khiến bạn bất ngờ.
Leave a Reply