Nhân sự có thể là bộ phận khó hiểu nhất trong công ty của bạn. Mọi người đều biết phòng nhân sự là quan trọng, nhưng rất ít nhân viên hiểu hết về chức năng và vai trò của họ. Vậy nhân sự (HR) làm gì?
Dưới đây là mô tả chi tiết về những gì bộ phận nhân sự làm (hoặc những gì họ nên làm) để đáp ứng nhu cầu của nhân viên và tổ chức. Để đảm bảo rằng công ty của bạn có một bộ phận nhân sự hiệu quả, hãy xem rằng bộ phận đó đang đáp ứng những vai trò và trách nhiệm này này.
Vai trò của phòng nhân sự trong các tổ chức
Quản lý nguồn nhân lực là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả việc quản lý và phát triển nhân viên trong một tổ chức. Còn được gọi là quản lý nhân sự hoặc nhân tài , quản lý nguồn nhân lực bao gồm việc giám sát tất cả những thứ liên quan đến nhân lực. Quản lý nguồn nhân lực được tập trung vào một số lĩnh vực chính, bao gồm:
- Tuyển dụng và quản lý nhân sự
- Bồi thường và phúc lợi
- Đào tạo nội bộ
- Quan hệ người sử dụng lao động và nhân viên
- Phát triển tổ chức
- Văn hóa nơi làm việc
- Chính sách và thủ tục nhân sự (Policies & procedures)
- Luật lao động
Vai trò của bộ HR là xây dựng cấu trúc nhân lực, đảm bảo việc quản lý nguồn nhân lực và đóng vai trò là động cơ giúp tổ chức hoạt động trơn tru.
Tất cả những điều này có thể có tác động lớn đến tổ chức của bạn. Nếu làm tốt, bộ phận nhân sự có thể giúp công ty:
- Thu hút và duy trì nhân tài để đảm bảo chất lượng công việc, củng cố mối quan hệ với khách hàng và nâng cao danh tiếng của công ty.
- Duy trì một môi trường làm việc tích cực, hiệu quả
- Tránh rắc rối pháp lý
- Tìm những cách đổi mới, hiệu quả hơn để phục vụ kinh doanh
- Thúc đẩy lợi nhuận của công ty (là kết quả của tất cả các lợi ích trên)
Khi công ty tăng về quy mô và độ phức tạp, thì nhân sự càng trở nên quan trọng hơn.
Nhân sự chiến thuật (tactical HR) và Nhân sự chiến lược (strategic HR)
Để một công ty phát huy hết tiềm năng của mình thì HR được chia làm hai mảng: Nhân sự chiến thuật và nhân sự chiến lược.
Nhân sự chiến thuật (statical HR) phải được đặt lên hàng đầu, vì nó bao gồm những thứ liên quan đến hoạt động hàng ngày như tuyển dụng , đào tạo, trả lương và quản lý nhân viên. Nhân sự chiến thuật cũng giám sát việc tuân thủ các quy tắc về việc làm và phúc lợi của nhân viên.
Các yếu tố của nhân sự chiến thuật bao gồm, nhưng không giới hạn ở những mục sau:
- Các quy trình cho nhân viên mới
- Xử lý bảng lương
- Đảm bảo việc tuân thủ luật lệ (compliance)
- Tuyển dụng
- Các hành động kỷ luật và chấm dứt hợp đồng
Nhân sự chiến lược (strategic HR) bao gồm các nhiệm vụ tập trung vào tương lai và giá trị, chẳng hạn như:
- Xây dựng nguồn ứng viên chất lượng cao
- Quản lý lộ trình đào tạo và cấp chứng chỉ cho nhân viên
- Cải thiện năng suất của nhân viên
- Phát triển các chương trình để giữ chân nhân tài
- Lập kế hoạch cho sự kế thừa của nhân viên và lãnh đạo
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Tầm quan trọng của HR trong đại dịch
Không có bộ phận nào trong các công ty không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi do đại dịch gây ra. Và bộ phận nhân sự không phải là ngoại lệ.
Các chuyên gia nhân sự không chỉ phải hướng dẫn các công ty và nhân viên của họ trong quá trình chuyển đổi sang một môi trường làm việc phân tán và kỹ thuật số hơn, mà họ còn phải học cách làm việc hiệu quả và thành công trong vai trò của mình khi làm việc tại nhà. Cả hai đều yêu cầu các chuyên gia nhân sự học các kỹ năng mới mà họ chưa từng làm trước đó để hoàn thành các nhiệm vụ.
Theo một cuộc khảo sát của ADP Canada, 43% chuyên gia nhân sự tin rằng vai trò của nhân sự đã thay đổi vì đại dịch, đa phần những người được khảo sát nói rằng vai trò của họ trở nên khó khăn hơn. Phần lớn khó khăn đó có thể xuất phát từ thực tế là nhân sự đang đóng vai trò chiến lược hơn tại các công ty khi họ cố gắng đối phó với những thách thức về vốn nhân lực và những lo ngại về tính bền vững do đại dịch gây ra.
Các vị trí trong phòng nhân sự
Tùy vào độ phức tạp của tổ chức mà cấu trúc nhân sự có thể khác nhau. Ở đây chúng ta chỉ đề cập đến một số vị trí cơ bản thường có trong một phòng nhân sự để có thể đảm bảo được chức năng và vai trò của họ như đã mô tả bên trên. Nó không phản ảnh hết cấu trúc của một tập đoàn lớn với hàng trăm chức danh khác nhau
Giám đốc nhân sự (HR manager): Xử lý tầm nhìn chiến lược của bộ phận nhân sự và phê duyệt tất cả các quyết định cấp cao trong khi xử lý thông tin liên lạc với lãnh đạo của công ty.
Quản lý tuyển dụng (Recruiting manager): người ở vị trí quản lý tuyển dụng chịu trách nhiệm tạo danh sách việc làm theo yêu cầu của các bộ phận trong công ty, phân tích hồ sơ, phỏng vấn, mời làm việc, quản lý hệ thống theo dõi người nộp đơn (ATS).
Người quản lý quan hệ nhân viên (Employee relations manager): Xử lý các nhu cầu của nhân viên mới, điều phối các nỗ lực quản lý hiệu suất và quản lý các tranh chấp của nhân viên. Đề xuất các thay đổi chính sách nhân sự .
Người quản lý lương thưởng (Compensation manager): Phát triển cấu trúc trả lương và đãi ngộ cạnh tranh trong phạm vi ngân sách định trước, quản lý hệ thống phần mềm nhân sự cốt lõi và đảm bảo việc xử lý bảng lương không có lỗi cũng như quản lý lợi ích của nhân viên.
Giám đốc đào tạo và phát triển (Training & developement manager): Làm việc với các quản lý bộ phận để phát triển các khóa đào tạo hiệu quả nhằm nâng cao kỹ năng, tạo tài liệu và đánh giá cũng như quản lý bất kỳ nền tảng quản đào tạo nào.
Người quản lý tuân thủ (Compliance manager): Đảm bảo rằng công ty luôn cập nhật tất cả các quy định về sức khỏe, nhân viên và an toàn, đồng thời quản lý các chứng chỉ cần thiết của nhân viên.
Cấu trúc tổ chức cơ bản của bộ phận này đảm bảo được tất cả các nhu cầu cốt lõi và chiến lược nhân sự của tổ chức.
Tài liệu tham khảo:
1/ What’s the purpose of human resources
3/H&R Department Organizational Chart – Introduction and Example
