Thiết kế lịch trình làm việc là một trong những cách thức hiệu quả giúp bạn kiểm soát tốt khối lượng công việc, không bỏ sót, thậm chí là bạn sẽ không còn bị bối rối trong đống nhiệm vụ chất chồng. Hầu hết những người thành công đều thiết kế và làm theo lịch trình cụ thể hàng tuần và hàng ngày. Khi đó, bạn chắc chắn không còn phải thốt lên câu “ai đã lấy mất thời gian của tôi?”, hay đại loại như “sao thời gian trôi nhanh quá!”.
Trong những trường hợp bất thường như giai đoạn dịch Covid-19 và bạn được cho phép làm việc tại nhà, lịch trình làm việc không còn là thứ hữu ích nữa mà nó thực sự cần thiết! Khi ở xa tầm kiểm soát của người quản lý, bạn buông lỏng thời gian cá nhân khiến cho bản thân dần lu mờ về định hướng. Mỗi ngày, bạn đều lãng phí rất nhiều thời gian vào sách báo, tin tức, mạng xã hội và phim ảnh. Và hầu như chỉ dành một chút ích thời gian để đuổi theo deadline. Tất nhiên nó không thể có hiệu quả!
Do đó, điều bạn cần nhất là thiết kế lại cho mình một lịch trình làm việc phù hợp giúp bạn sắp xếp thời gian hiệu quả, duy trì thói quen đúng như khi bạn đang làm việc tại văn phòng hàng ngày. Dưới đây là gợi ý 5 thành tố chính trong bản lịch trình làm việc
Xác định thời gian ngủ
Thực tế, bạn đã dành nhiều thời gian hơn bình thường để xem tin tức, truyền hình giải trí? Chúng góp phần đẩy thói quen sinh hoạt của bạn “trật bánh”. Bao gồm cả việc bạn đi ngủ muộn hơn bình thường và thức dậy trễ hơn vào sáng hôm sau.
Chúng ta cần hiểu, việc không di chuyển là cơ hội để bạn nghỉ ngơi tốt hơn bao giờ hết. Khi cơ thể ngủ đủ giấc, tinh thần đương nhiên sẽ tỉnh táo và minh mẫn, bạn không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp tăng cường hệ miễn dịch và tâm trạng tích cực.
Để tìm ra lịch trình ngủ phù hợp cho bạn, hãy làm theo các bước sau. Đầu tiên, hãy xác định khi nào bạn sẽ cần dậy để bắt đầu công việc, từ đó, trừ hao lùi lại một giờ trước khi đi ngủ. Ví dụ: nếu bạn thường cần 7 giờ ngủ mỗi ngày và cần thức dậy trước 6 giờ sáng, hãy lên kế hoạch đi ngủ muộn nhất trước 11 giờ đêm.
Hơn nữa, hãy dành cho bản thân một giờ trước khi đi ngủ để thư giãn và chuẩn bị đi ngủ, nghĩa là bạn đã tắt điện thoại, máy tính, TV hoặc các màn hình khác trước 10 giờ tối. Nếu cần, hãy đặt báo thức định kỳ trên điện thoại để bắt đầu ngủ.
Bạn nên xác định thời gian ngủ riêng cho mình bằng cách nào?
Đầu tiên, xác định khi nào bạn cần phải thức dậy và đi đến bàn làm việc, từ đó lùi thời gian lại. Ví dụ, thông thường bạn cần ngủ đủ 7 tiếng và cần thức dậy vào trước 6 giờ sáng hôm sau. Bạn tốt nhất nên đi ngủ muộn nhất là vào 11 giờ tối. Ngoài ra, bạn cũng cần dành ra 1 tiếng trước khi ngủ để thư giãn, nghĩa là hãy tắt hết tất cả tivi, điện thoại, máy tính. Nếu cần thiết, hãy đặt báo thức mỗi ngày để đảm bảo thời gian của bạn diễn ra theo mong muốn.
Lịch trình làm việc
Nếu có thể, tôi nhiệt liệt khuyến khích bạn nên duy trì lịch trình làm việc gần gũi nhất có thể như khi bạn đến văn phòng. Chẳng hạn, bạn bắt đầu chăm sóc khách hàng và kết thúc ngày làm việc vào cùng thời điểm của ngày hôm trước, hoặc gần gần nhau. Các chuyên gia cũng khuyên chúng ta nên thực hiện các hoạt động xung quanh tương tự. Nếu bạn có thói quen đi bộ đến nơi làm việc và từ nơi làm việc về nhà, bạn có thể duy trì thói quen này bằng cách đi dạo quanh khu bạn ở…Bất cứ điều gì bạn có thể để giữ nếp sinh hoạt tương tự, hãy thực hiện nó.
Lý do cho việc làm này là ngay cả khi ở một nơi khác, tâm trí của bạn đã khắc sâu những thói quen đó và sẽ không bị bối rối khi quay trở lại văn phòng. Trong khí đó, tạo một thói quen mới khiến bạn có nguy cơ bị phân tâm và phải mất thời gian lâu để thích nghi với nó.
Chăm sóc con cái
Nếu bạn không chỉ đơn thuần là làm việc tại nhà mà còn phải chăm sóc lũ nhóc tì, bạn sẽ cần xây dựng một thời gian biểu cho cả bản thân và gia đình bạn. Những đứa trẻ thì phát triển mạnh về cấu trúc. Vì thế việc phát triển những thói quen hàng ngày tương tự như những gì chúng đã quen khi ở trường hoặc nhà trông trẻ sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề về hành vi, thúc đẩy sự hòa hợp khi ở nhà. Bạn có thể làm điều này bằng cách thiết lập khung thời gian riêng cho các bữa ăn, hoạt động thể chất, học tập và vui chơi với con cái.
Nếu những đứa trẻ đã đủ lớn để có thể tự chăm sóc bản thân, bạn hãy cùng với chúng lên kế hoạch cho một lịch trình để tận dụng thời gian một cách tốt nhất. Ví dụ, nếu con của bạn rất yêu thích thể thao, hãy giúp chúng có thể tham gia vào thời điểm phù hợp và điều hòa kế hoạch đó phù hợp. Nếu chúng đang theo đuổi một khóa học, công việc hay một sở thích nào đó, bạn có thể thảo luận với chúng những cách thức vừa học vừa phát triển ngay cả khi chúng bị hạn chế khỏi những hoạt động thông thường.
Ngược lại với những đứa trẻ nhỏ, chúng cần sự quan tâm và chú ý nhiều hơn, đòi hỏi bạn sẽ cần phải làm việc một cách sáng tạo để hoàn thành nhiệm vụ mà vẫn đảm bảo con cái được chăm sóc an toàn. Lời khuyên ở đây là hãy phân chia thời gian với “đối tác” của bạn để cả 2 có thể luân phiên làm việc và chăm sóc chúng mà không bị gián đoạn. Chẳng hạn, bạn đảm nhiệm trông trẻ từ sáng đến chiều để người kia làm việc và tiếp theo từ chiều đến tối sẽ là thời gian bạn tập trung làm việc, người kia sẽ thay bạn chăm sóc em bé. Kiểu lịch trình này sẽ cho phép cả 2 có thời gian làm việc mà không bị lo lắng về việc đứa bé sẽ nghịch ngợm những gì nguy hiểm ngoài tầm kiểm soát.
Cuối cùng, nếu bạn vẫn không thể chia ca với chồng/vợ của mình, hãy tận dụng thời gian tối đa trước khi lũ trẻ thức dậy vào buổi sáng, trước giờ ngủ trưa hoặc sau khi chúng đã lên giường ngủ buổi tối. Kết hợp với những lúc con bạn thức dậy, bạn có thể hoàn thành một vài công việc lặt vặt và ít thách thức hơn như trả lời email.
Đừng quên dành thời gian nâng cao sức khỏe
Ở một vài khía cạnh, làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc bạn có thêm thời gian cho các hoạt động thể chất thay vì tốn thời gian di chuyển mỗi ngày từ nhà đến công ty. Tuy nhiên, hành động so với lời nói có phần khó khăn hơn nhiều, nhất là khi bạn phải đảm bảo giữ an toàn trong mùa dịch Covid này. Điển hình như mọi ngày, bạn có thể tiếp cận các phòng tập Gym, hồ bơi, sân vận động,…Nhưng trong giai đoạn “khủng hoảng” vì dịch bệnh, mọi thứ đã đóng cửa.
Dù vậy, các chuyên gia vẫn khuyến khích bạn nên vận động nhiều hơn một chút khi ở nhà. Bạn có thể bật các video hướng dẫn tập luyện tại nhà và thực hiện theo. Bạn cũng có thể ra ngoài đi dạo một chút nhưng trong khoảng cách an toàn và phù hợp. Ngay cả khi bạn không thể thỏa mãn chơi bóng với những người đồng đội của mình, bạn vẫn có thể tập luyện các kỹ thuật đá bóng, nâng bóng, sút phạt tại nhà.
Hoặc khi không gian sống của bạn hơi chật hẹp một tí, hãy cứ cố gắng thực hiện các động tác duỗi cơ thể, rời khỏi bàn làm việc và đi lại một chút để giảm căng thẳng, giữ gìn vóc dáng và ngăn ngừa các bệnh về khớp.
Nạp lại năng lượng
Tất nhiên, một điều không thể thiếu trong lịch trình làm việc tại nhà của bạn nếu muốn nâng cao hiệu suất công việc chính là việc tái tạo lại năng lượng. Giới hạn thời gian trên các phương tiện truyền thông như mạng xã hội, tin tức,…là lời khuyên được nhiều chuyên gia khuyến khích nhất. Thay vào đó, hãy thử tìm một cái gì đó có thể mang lại cho bạn sự thư giãn thực sự. Đó có thể là tập thể thao, cầu nguyện, đọc sách, nghe nhạc, dành thời gian cho gia đình hoặc thực hiện một sở thích sáng tạo nào đó.
Một vài người bạn của tôi đã chọn hoàn thành một tác phẩm hội họa của riêng họ vào cuối tuần. Một số khác yêu thích việc sắp xếp lại căn phòng đọc sách hoặc trổ tài làm những món bánh mới lạ và cùng gia đình thưởng thức tại căn bếp…Bất kỳ thứ gì đó có thể khiến bạn vứt những báo cáo, số liệu công việc ra khỏi đầu và chỉ tập trung tận hưởng niềm vui từ những niềm đam mê đó. Chúng chắc hẳn sẽ khiến bạn tránh xa cảm giác burnout!
Làm việc linh hoạt tại nhà quả là một thử thách với tất cả chúng ta. Nếu bạn thuộc tuýp người có tổ chức, kỷ luật trong mọi hành động, việc thiết kế lịch trình làm việc có vẻ không mấy hấp dẫn đối với bạn. Nhưng nếu bạn thường xuyên phải chạy deadline tới 2, 3 giờ sáng, hãy xem xét lại!
