Bạn còn nhớ chứ? Marie Kondo – bà mẹ 2 con đến từ Nhật Bản được ưu ái ban tặng danh xưng “phù thủy dọn dẹp” – người từng xuất hiện trong series của Netflix và đã dấy lên làn sóng “tidy up” trên toàn thế giới. Không những thế, Marie Kondo còn xuất bản hẳn cuốn sách với tựa đề: The Life Changing – Magic of Tidying Up: The Japanese Art of Decluttering and Organizing (tạm dịch là: Phép màu thay đổi cuộc sống của việc dọn dẹp: Giải mã nghệ thuật tổ chức và sắp xếp của người Nhật).
Có một sự tương đồng ở đây vì người Nhật vốn được biết đến với phong cách làm việc tối giản, gọn gàng nhưng hiệu quả cao. Giờ nhìn lại bàn làm việc của mình, bạn có thấy cần phải vứt bớt đi thứ gì đó? Bạn có mất thời gian khi phải tìm kiếm hồ sơ giữa đống giấy tờ chất chồng? Những chiếc kẹp vương vãi khắp bàn có đang chiếm dụng không gian làm việc của bạn?
Bàn làm việc bừa bộn sẽ khiến bạn phải đối mặt với cơn stress không cần thiết. Thử tưởng tượng sắp tới giờ họp với sếp nhưng bản báo cáo bạn chuẩn bị từ đầu tuần bỗng dưng biến mất xem có “nổi điên” lên không?
KonMari – Phương pháp dọn dẹp giúp thay đổi hiệu quả công việc
Hơn cả sự dọn dẹp, Konmari giống như là một phương pháp thanh lọc tinh thần, bởi vì bộ óc đang tù túng sẽ được giải phóng khỏi không gian chật hẹp do chính bạn tạo ra. Khi văn phòng được bố trí gọn gàng, ngăn nắp, con người ta sẽ cảm thấy thoải mái hơn và làm việc một cách hứng khởi.
Sự ngăn nắp nếu được duy trì đúng cách sẽ biến thành thói quen hoặc tốt hơn thế nữa, bạn sẽ hình thành cho mình kỹ năng tổ chức, sắp xếp thời gian. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng cần có ở một nhà lãnh đạo.
Hãy bắt đầu KonMari cho môi trường làm việc của bạn
KonMari là phương pháp phân loại tất cả đồ vật, tài sản thành 5 nhóm: Quần áo, sách, giấy tờ, đồ lặt vặt và đồ tình cảm. Tiếp đó, Marie lần lượt cầm lên những món đồ để xem nó có mang lại niềm vui hay không.
Tuy nhiên cũng đừng quá đặt nặng áp lực phải vứt bỏ, đôi khi những món đồ bạn giữ lại không có ích trong công việc nhưng chúng có giá trị về mặt kỷ niệm, chúng mang lại cho bạn cảm xúc hạnh phúc, vì thế chỉ “thanh trừng” những món đồ mà bạn cảm thấy không vui vẻ.
Ý tưởng thực hiện này có thể gây khó khăn, nhưng ở mức độ cơ bản, đó là quyết định xứng đáng với thời gian, không gian và năng lượng của bạn. Vậy bạn đã sẵn sàng KonMari để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả cho mình?
Bày tỏ thái độ cảm ơn và biết ơn với những món đồ
Một trong những hành động đặc trưng của Marie Kondo là chào ngôi nhà và cảm ơn vì chúng đã phục vụ con người trước khi xoắn tay áo tiến hành dọn dẹp. Nghe có vẻ không liên quan mấy đến nơi làm việc, nhưng bạn biết đấy, bàn làm việc đã làm cho bạn rất nhiều thứ. Đó là nơi bạn hoàn thành các bài báo cáo thuyết trình, viết những bản thảo hoàn hảo, sau đó bán lại cho các khách hàng lớn, đạt được sự thăng tiến hoặc là nơi ra mắt doanh nghiệp của riêng mình.
Và hãy biết ơn vì những gì chúng mang đến cho bạn, cảm ơn những món đồ phải từ bỏ vì chúng đã đóng góp cho sự thành công và hạnh phúc của bạn.
Mỗi một món đồ phải có sứ mệnh
Tricia Fidler – một chuyên gia tư vấn KonMari được chứng nhận cấp độ vàng và là người sáng lập Heywood Park Collective – đã nhấn mạnh bạn phải có tầm nhìn bao quát cho những gì bạn muốn vứt đi. “Nó phải có thể hành động được và có những mục tiêu xung quanh”.
Cũng như mục tiêu dọn dẹp một căn phòng là để bạn không phải lo lắng về việc nó thường xuyên bị bẩn. Trong môi trường làm việc, nó có nghĩa là tạo ra một không gian sạch hơn để bạn có thể tập trung vào các dự án, đó mới là điều quan trọng.
Ví dụ, bạn có thể quyết định giữ lại bức tượng mà đồng nghiệp đã tặng trong lần sinh nhật bạn, một bức ảnh bạn chụp trong khóa tu gần đây nhất vì chúng làm cho bàn làm việc ấm cúng như ở nhà hơn. Nhưng cuốn sách mà bạn chưa bao giờ đọc, những cuốn sổ ghi chú lấy từ khóa học đào tạo và phát triển mà bạn chưa từng triển khai, những thứ đó có thể mang đi!
Hãy thử “Spark joy” – Nhưng không phải theo cách bạn vẫn nghĩ
“Spark joy” là cụm từ chỉ niềm vui khi bạn cầm trên tay chiếc áo len yêu thích hoặc một tấm ảnh chụp gia đình. Nhưng khi bạn nhìn xuống những chiếc ghim hoặc chồng giấy tờ báo cáo, nó lại không hề vui tí nào. Vậy làm thế nào để có thể dung hòa được?
Fidler so sánh tình huống này giống như việc định giá cái búa hoặc những phần cứng khác trong căn nhà, chúng có thể cần thiết nhưng không phải là thứ gì đó khuấy lên cảm xúc. Fidler đưa ra lời khuyên “chúng ta nên dừng lại một chút và nghĩ về cảm xúc của mình khi sử dụng những đồ vật đó, nó đã giúp chúng ta hoàn thành công việc tốt như thế nào”. Bạn có thể suy nghĩ hai đến ba lần trước khi vứt bỏ cây bút bạn từng rất thích hoặc một chiếc kéo mà dường như bạn luôn cần.
Fidler cũng giải thích thêm về trường hợp những món đồ trên bàn khiến bạn nảy sinh cảm giác tiêu cực. Bạn có thể tìm hiểu điều khó chịu đó là gì để đạt được vị trí tốt hơn trong tương lai, ngay cả khi đó là nói chuyện với sếp về một email nhàm chán hoặc với thành viên trong nhóm về dự án đang bị trục trặc.
Đừng chất chồng email, máy tính bàn và các file dữ liệu
Nếu bạn tìm đến KonMari cho các tài liệu hữu hình hoặc kỹ thuật số, Fidler đề xuất bạn nên làm theo cách tiếp cận mà Kondo thực hiện đối với nhóm giấy. Nghĩa là hãy xem xét các tin nhắn, file dữ liệu theo 3 cách sàng lọc như sau: Những gì bạn cần bây giờ – những gì bị trì hoãn; những gì cần phải chờ trả lời từ một người khác và những gì cần phải lưu giữ mãi mãi. (Lưu ý, một vài tài liệu quản lý sẽ yêu cầu bạn lưu trữ dài hạn, vì vậy trước khi vứt bỏ, bạn nên kiểm tra lại với cấp trên hoặc bộ phận pháp lý).
Tận dụng những điểm năng lượng
“Những điểm mang lại năng lượng là khi đi ngang qua tủ quần áo và chợt nhìn thấy thứ gì đó khiến bạn vui, khi đặt chiếc túi xách đáng yêu lên kệ hoặc một tấm hình của người bạn yêu thương vào một góc nhỏ nào đó. Nó cũng có ý nghĩa tương tự khi bạn áp dụng với bàn làm việc”, Fidler chia sẻ thêm.
Cho dù đó là bức tranh vẽ nguệch ngoạc mà nhóc tì đưa cho bạn hay một tấm thiệp xinh xắn bạn nhận được từ khách hàng, hãy trưng bày những món đồ mang đến cho bạn niềm vui ở trước mắt và ngay vị trí trung tâm. Đó sẽ là những thứ giúp kéo tâm trạng trong những ngày tồi tệ đấy!
Cất giữ đồ vật theo cách dễ khiến bạn thoải mái
Như đã nói, bạn không nhất thiết phải vứt bỏ hoàn toàn những thứ cần cho công việc nhưng không mang lại niềm vui. Hãy cất chúng theo cách khiến bạn vui vẻ như sử dụng các thư mục vui nhộn, các hộp đựng hài hước. Quan trọng hơn, “hãy chọn khu vực lưu trữ nào mà bạn có thể dễ dàng lấy lại những tệp tin đó”.
Nhiều người có thói quen gộp các dữ liệu mà họ cho là không có giá trị vào một thư mục, ngày qua ngày chúng cứ chất chồng lên nhau, đến khi cần họ lại mất thêm thời gian để tìm kiếm và đưa chúng trở về vị trí ban đầu. Vì vậy, Marie Kondo khuyến khích bạn nên sử dụng cách thức lưu trữ theo chiều dọc.
Cuối cùng, nguyên tắc ghép nối của Marie Kondo cũng tương tự như vậy. Bút bi nên đi với bút chì và các dụng vụ viết khác, thuốc ho nên đi với khăn giấy cùng những vật dụng sơ cứu, sách nên đi cùng với sách. Chúng sẽ khiến việc tìm kiếm của bạn đơn giản hơn.
Tập trung vào những gì cần thiết cho công việc
Không có cách lưu trữ sai hay đúng, không có một công thức hoàn hảo nào cho việc đồ vật thì cho vào thùng rác và sách thì được giữ lại. Câu trả lời chỉ đơn giản là “cái gì bạn có thể quản lý được?”
Tập trung vào những điều phía trước
Với những món đồ vật được giữ lại, bạn phải có một ý định nào đó đằng sau. Đó có thể là việc hoàn thành bản báo cáo, gửi email trả lời. Chúng cũng có thể là món đồ “Spark joy”, nhưng bạn buộc phải có trách nhiệm xem xét những gì cần và không cần tại bàn làm việc của mình.
Một khi bạn hình thành tư duy xem xét những đồ vật “Spark joy”, bạn cũng có thể áp dụng chúng trong nhiều lĩnh vực hơn. Ví dụ như: Bạn có thể sắp xếp lại lịch trình làm việc, giảm những cuộc họp vì chúng không thực sự đóng góp cho thành công của bạn; Thu hẹp mạng lưới quan hệ, chỉ giữ lại những người thực sự tốt; Nói không với những nhiệm vụ không cần thiết để tập trung năng lượng cho những đam mê chính.
Hơn thế nữa, khi bạn xếp lại những thứ tài sản đó, những quyết định nhỏ đó sẽ dần hình thành cho bạn thói quen đánh giá lại cách làm việc. Chúng ta bắt đầu tự hỏi “mình thực sự cần cái này? Có phải công cụ này đang cản trở hay chiếm không gian? Những cuốn sách này có đại diện cho công việc mình đang làm? Chúng sẽ phục vụ công việc của mình trong tương lai?”.
Sau đó, tâm trí của bạn sẽ mở rộng sang những câu hỏi sâu hơn: Những đồ vật này liên quan đến nhiệm vụ của tôi như thế nào – đó có phải là điều tôi vẫn thích làm không? Bức thư giới thiệu này có phản ánh tôi của hôm nay là ai? Những feedback nhắc nhở về một dự án tôi đã từng rất yêu thích, làm thế nào để tôi có thể tái diễn ở vai trò này một lần nữa?
Chúng ta sẽ nhìn thấy nghề nghiệp của mình ở một ánh sáng mới và bắt đầu tự hỏi, phần nào của công việc khiến mình “Spark joy”? Bằng cách nào mình có thể kết hợp nhiều niềm vui hơn và loại bỏ những thứ không có giá trị? Chúng ta sẽ bắt đầu suy nghĩ về nơi mình ở và nơi mình muốn đi. Cho dù đó là hướng tới một dự án cụ thể, một vai trò mới, một lĩnh vực hoàn toàn khác biệt. như Fidler nói, đó là toàn bộ quá trình khám phá để hiểu về bản thân mình hơn.
Tham khảo: themuse.com
