Một không gian được trang bị đầy đủ các cơ sở vật đáp ứng nhu cầu làm việc đều có thể được xem là một văn phòng. Tuy nhiên, khi đặt trọng tâm là con người, các doanh nghiệp mới chú trọng đến tính hiệu quả trong các thiết kế không gian làm việc. Cũng từ đó, chúng ta nhận ra rằng, môi trường làm việc, bao gồm cả không gian, kiểu thiết kế, cách sắp xếp, bài trí đồ vật góp phần không nhỏ đến tinh thần và hiệu suất làm việc.
Ngoài ra, kiểu thiết kế văn phòng cũng chính là lời nhắc nhở vô hình cho tất cả nhân viên về văn hóa nơi họ đang làm việc. Vậy bạn nên thiết kế văn phòng như thế nào để thể hiện văn hóa công ty mình? Hãy cùng Haymora khám phá ngay trong bài viết này!!!
Không gian làm việc có ảnh hưởng như thế nào đến văn hóa công ty?
Một cuộc khảo sát từ tạp chí Management Today vào năm 2003 đã cho thấy: Có đến 97% nhân viên xem điều kiện văn phòng là một biểu tượng cho giá trị của họ đối với chủ doanh nghiệp. 37% nhân viên tham gia khảo sát tin rằng văn phòng làm việc được thiết kế dành cho tất cả mọi người. Và khoảng 30% cho rằng họ quá xấu hổ về hình thức và điều kiện của văn phòng khi tiếp đón khách hàng, đối tác.
Từ đó cho thấy, thái độ, tâm trạng và hiệu quả làm việc của nhân viên đều bị ảnh hưởng dựa trên lối sắp xếp, bố trí trong văn phòng.
Tăng hiệu quả lao động
Môi trường làm việc có tác động trực tiếp đến năng suất của nhân viên. Bao gồm: Sự tập trung, cách thức tổ chức và thói quen. Tất cả chúng đều bị ảnh hưởng bởi cảnh quan tổng thể và cả khu vực làm việc cá nhân. Theo tự nhiên, chúng ta thường xử lý công việc hiệu quả hơn khi cảm thấy thoải mái tại công ty.
Ngoài ra, sự bố trí phù hợp giữa các bàn làm việc, ghế ngồi thoải mái, cây xanh, hình ảnh trang trí,…cũng góp phần giúp kích thích trí óc sáng tạo và bồi dưỡng cảm xúc cho nhân viên.
Tăng mức độ tham gia
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng có một mối tương quan mạnh mẽ giữa sự gắn kết của nhân viên và sự hài lòng tại nơi làm việc. Họ đi làm chăm chỉ hơn cùng với mức độ hài lòng tăng lên 24% khi được làm việc trong không gian tốt. Họ cũng cảm thấy được trao quyền kiểm soát về nơi và cách làm việc nhiều hơn.
Đặc biệt với thế hệ Millenials được dự kiến sẽ không ở một vị trí công việc quá 3 năm. Điều này có liên quan trực tiếp đến văn hóa công ty. 88% người đi làm tham gia khảo sát của Net Impact vào năm 2012 cho biết họ xem văn hóa công ty tích cực là một yếu tố cần thiết của công việc đáng mơ ước.
Văn hóa công ty được cải thiện ra sao thông qua việc thiết kế văn phòng làm việc
Có nhiều cách để cải thiện văn hóa công ty như tăng lương và các phúc lợi tốt hơn. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách cải thiện không gian làm việc. Nhưng trước tiên, bạn cần hiểu về các loại hình văn hóa thường tồn tại trong hầu hết các tổ chức ngày nay. Xác định loại hình văn hóa ở công ty mình để từ đó đưa ra hướng cải thiện phù hợp nhất.
3 loại hình văn hóa chính
Văn hóa phân cấp
Đây là cách tiếp cận văn hóa công ty được áp dụng rộng rãi nhất. Các cấp bậc được sắp xếp rõ ràng giữa nhân viên và các bộ phận để phân chia trách nhiệm, quyền hạn và nhiệm vụ. Thông thường các doanh nghiệp thuộc loại hình văn hóa phân cấp sẽ rất chú trọng tính quy tắc, tiêu chuẩn, thẩm quyền và trách nhiệm lên trên hết mọi thứ.
Văn hóa gia đình
Văn hóa gia đình xây dựng dựa trên tập hợp các giá trị “chia sẻ”, “lòng trung thành” và “ý thức”. Trái ngược với hình thức văn hóa ở trên, các nhà lãnh đạo ở loại hình văn hóa này thường cố gắng trao quyền cho nhân viên. Đồng thời thiết lập các cam kết với họ thông qua các chương trình hợp tác.
Văn hóa sáng tạo
Các doanh nghiệp tổ chức theo loại hình văn hóa sáng tạo thường xây dựng môi trường làm việc năng động, tự do phát triển cá nhân và không ngừng đổi mới. Giữa họ không có quyền lực tập trung hay các mối quan hệ có thẩm quyền. Thay vào đó, “chất kết dính” của loại văn hóa này là những cam kết làm việc, thực nghiệm và đổi mới. Đồng thời, người tiên phong cũng nắm một vai trò ảnh hưởng to lớn trong kiểu văn hóa này.
Rõ ràng, mỗi một loại hình văn hóa thực hiện nhiệm vụ thúc đẩy một khía cạnh khác nhau. Do đó, nó đòi hỏi mỗi thiết kế văn phòng làm việc tùy thuộc theo văn hóa công ty đó là gì.
Cải thiện văn hóa công ty thông qua việc thiết kế văn phòng làm việc
Thiết kế không gian làm việc cố định hỗ trợ cho văn hóa phân cấp
Dựa theo tính chất được nêu ra ở trên cho thấy, văn hóa phân cấp nhấn mạnh vào một các quy trình nội bộ, tiêu chuẩn hóa và các luồng giao tiếp quan liêu. Do đó bố cục không gian cố định sẽ cho phép các cá nhân tập trung vào những nhiệm vụ. Đồng thời đáp ứng thời hạn công việc, không bị phân tâm từ những đồng nghiệp cũng như các yếu tố khách quan xung quanh.
Trong trường hợp này, phòng họp và phòng nghỉ ngơi sẽ là 2 khu vực duy nhất để các nhân viên tương tác với nhau.
Văn hóa gia đình phù hợp với kiểu thiết kế không gian làm việc hỗ trợ theo nhóm
Không gian làm việc hỗ trợ theo nhóm được thiết kế thể hiện sự linh hoạt và sự tương tác giữa các cá nhân. Các bộ phận được sắp xếp ở một khu vực vừa có sự riêng tư nhưng cũng đảm bảo khoảng cách giữa các nhóm là không quá xa để mọi người kịp thời hỗ trợ lẫn nhau.
Văn hóa sáng tạo ưa chuộng kiểu thiết kế văn phòng vui tươi
Bởi vì tập trung vào sự sáng tạo, các văn phòng thiết kế theo kiểu này cung cấp cho nhân viên nhiều tính năng linh hoạt. Ngoài những lúc lao động hăng say, bạn có thể thoát ra khỏi công việc để đến với khu giải trí, thư giãn như: Bàn bi-a, ping pong hoặc quầy café tự phục vụ, khu vực nghỉ trưa,…
Ngoài những gợi ý trên, bạn cũng có thể chủ động điều chỉnh một vài thuộc tính để không gian văn phòng trở nên thu hút, bắt mắt hơn bằng nhiều cách khác như:
- Cải thiện tầm nhìn bằng cách sử dụng kính trong lắp đặt cửa, vách ngăn
- Đừng để con người là sinh vật sinh sống duy nhất trong văn phòng. Thay vào đó, bạn có thể trang trí văn phòng thêm sinh động với những chậu cây xanh. Hoặc cung cấp thêm quyền lợi được mang thú cưng đi làm cho nhân viên.
- Bổ sung các tiện nghi tại nơi làm việc như khu ăn trưa, phòng tập thể thao, khu vực dành cho những việc cá nhân riêng tư,…
- Mức độ đón nhận ánh sáng, lưu thông không khí trong văn phòng thúc đẩy cho sức khỏe của nhân viên, giảm căng thẳng và phục hồi thể chất nhanh hơn.
Bên cạnh đó, màu sắc chủ đạo trong văn phòng, lựa chọn các đồ nội thất thực sự cũng có tác động đến nhận thức và mức độ thực hiện nhiệm vụ của nhân viên. Trong cuốn sách “Khám phá hiệu ứng của màu sắc” do tác giả Ravi Mehta và Rui Zhu chấp bút, người viết đã đưa ra những phát hiện hết sức thú vị: “Màu tường xanh dương và xanh lá cây được sử dụng để tăng cường hiệu suất trong các nhiệm vụ động não. Màu đỏ biểu thị cho sự từ chối của nhân viên, đặc biệt là với các chi tiết nhỏ đòi hỏi sự tập trung cao độ. Nên tránh những bức tường trắng tinh vì chúng tạo cảm giác căng thẳng và khó chịu”.
Các xu hướng thiết kế văn phòng năm 2020
Ngày nay, khi văn phòng đóng góp một phần quan trọng vào việc thu hút và giữ chân nhân tài. Việc thiết kế không gian cũng trở nên phức tạp hơn. Đòi hỏi vừa phải đáp ứng được các chức năng, bộ máy tổ chức, vừa phải tạo dựng được môi trường thương hiệu, bao trùm cả sự đổi mới, văn hóa và tầm nhìn của doanh nghiệp. Và đây là những xu hướng thiết kế văn phòng được dự đoán sẽ thống trị trong năm 2020:
Không gian làm việc linh hoạt và bùng nổ
Từ vài năm trước, xu hướng “Dynamic Space” đã nhen nhóm xuất hiện và giới thiệu cho mọi người ý tưởng về một không gian đa chức năng. Sự linh hoạt được thể hiện ở chỗ mọi người có thể tự do di chuyển vị trí, đồ vật trong văn phòng để tìm cho mình một chỗ ngồi làm việc lý tưởng.
Đã qua rồi cái thời đồ nội thất nặng nề, cồng kềnh chiếm dụng nhiều không gian vật lý. Ngày nay, xu hướng Dynamic tập trung vào tận dụng tối đa giá trị của các tài sản trong doanh nghiệp. Ngoài yếu tố gọn, nhẹ, dễ dàng di chuyển chúng còn đặt ra yêu cầu đa chức năng và dễ dàng kết hợp trong bất kỳ không gian và mục đích nào.
Xu hướng không gian làm việc xanh (Biophilic)
Có thể ở Việt Nam, Biophilic còn là một khái niệm lạ lẫm nhưng ở các quốc gia tiên tiến như Mỹ, singapore, xu hướng thiết kế văn phòng này đã trở nên rất phổ biến. Thuật ngữ Biophilic xuất phát từ “Biophilia” – Một từ dùng để chỉ tình yêu hài hòa giữa con người và thiên nhiên. Vì thế, có thể hiểu đây là dạng thiết kế không gian xanh. Nằm xen lẫn giữa những mảng tường vôi, Biophilic sử dụng quang cảnh tự nhiên như một phông nền, một điểm nhấn tạo cảm giác cởi mở và thúc đẩy phát triển không ngừng cho nhân viên.
Nếu công ty của bạn nằm ở các khu vực cách xa thiên nhiên? Biophilic được thể hiện bằng cách sử dụng các tấm kính để đón nhận nhiều ánh sáng tự nhiên. Hoặc sử dụng thực vật nhân tạo, lắp đặt các mảng xanh trong văn phòng để tăng sự tập trung và giảm căng thẳng, mệt mỏi cho người lao động.
Thiết kế văn phòng công nghệ tích hợp
Không có gì nghi ngờ khi công nghệ là một động lực làm thay đổi cách mọi người và doanh nghiệp hoạt động. Khi văn phòng được được kích hoạt công nghệ, nhân viên có thể làm việc nhanh nhạy và thông minh hơn. Công nghệ trợ giúp đắc lực cho bạn trong công việc như: Màn hình, máy chiếu để thuyết trình, họp hội nghị qua video, máy tính bảng, chia sẻ dữ liệu và các tiện ích tương tự,…
Công nghệ cũng giúp bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách làm việc từ xa. Một nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng, có đến 70% chuyên gia không lên công ty ít nhất một ngày mỗi tuần. Và 53% làm việc việc từ xa trong ít nhất một nửa tuần. Tận dụng ưu thế đó, các công ty đã rút gọn được chi phí thuê văn phòng lớn, sử dụng các đồ vật gọn nhẹ và đa năng để tận dụng khoảng trống.
Thiết kế văn phòng lấy cảm hứng là nhà
Home – Inspired với ý tưởng cơ bản là xây dựng một không gian làm việc gần gũi như chính căn nhà của bạn. Với kiểu thiết kế không gian này, bạn có thể mang đến sự ấm áp, cảm giác thoải mái cho nhân viên bằng việc xem xét đưa các khía cạnh giản dị và tăng cường tiện ích vào nơi làm việc. Chẳng hạn như: Có khu vực thư giãn, quầy bar, phòng khách, tivi hoặc phòng chơi gảm (nếu có). Bạn có thể trở nên kỳ quặc theo cách mình muốn.
Ngoài ra, việc tạo ra cảm giác ấm cúng cũng đóng góp tích cực cho sự cân bằng công việc cuộc sống của chính nhân viên đó. Đó chắc hẳn sẽ là một nơi làm việc độc đáo mà nhân viên của bạn luôn cảm thấy hào hứng khi đến mỗi ngày.
